Wohin mit den leeren Ordnern?
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen.
Gewinner der "Pack ma´s digital" Initiative
Das Thema Digitalisierung ist ein Steckenpferd der ACEA. Wir haben die Pack ma´s digital Initiative der IHK Oberbayern mit dem Thema Rechnungsmanagement gewonnen. Damit bearbeiten wir Rechnungen optimal, vom Eingang bis zur automatischen Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Zeit Platz zu schaffen
Viele Unternehmen haben im Laufe der Jahre viele Ordner angesammelt. Archivierung ist das Zauberwort. Einscannen und archivieren lässt die Papierflut auf ein Minimum reduzieren und spart so Zeit und Geld.
ACEA hat eine große Anzahl von Ordnern angesammelt, und diese Ordner füllten mehrere Schränke im Unternehmen. Auch im Keller sammelten sich viele Ordner an. Zeit, Platz zu schaffen und für mehr Freiraum zu sorgen. Gesagt – getan. Die Ordner wurden „ausgemistet“ und Berge von Papier bewegt. Das hat richtig Spaß gemacht, denn so erhielten wir plötzlich sehr viel Platz.
Kostenersparnis
Gute Ordner sind nicht billig, man benötigt zusätzlich Innenleben wie Trennblätter oder Alphabet-Register. Der Zeitfaktor für die Neuanlage der Ordner und die wöchentliche Ablage durch die Mitarbeiter kommt noch dazu.
Dabei geht es viel schneller, beispielsweise Lieferscheine und Rechnungen digital zu bearbeiten. Einfach einscannen und sofort ist jede Information im Unternehmen digital verfügbar. Lange Wege, Rückfragen, Suche und Kopien gehören damit der Vergangenheit an. Ein echter Mehrwert für das gesamte Unternehmen.
Und was machen wir jetzt mit den leeren Ordnern?
Nach dieser Aktion hatten wir eine große Anzahl von leeren Ordnern. Sehr gut erhalten, gut gepflegt und viel zu schade, um sie wegzuwerfen.
Wir haben also im Bekanntenkreis gefragt, wer Ordner braucht. Einige haben wir verschenkt. Allerdings viel zu wenige. Also überlegten wir, an wen wir die Ordner noch verschenken könnten. Wir wurden bei uns im Ort fündig. Die Grundschule in der Parkhaussiedlung in Oberschleißheim hat sich über unseren Anruf sehr gefreut, und alle Ordner bei uns abgeholt. Die Schule konnte die Ordner sehr gut gebrauchen.
Man sieht, noch ist die Digitalisierung nicht überall angekommen. Wir haben uns gefreut, mit der Aktion im Unternehmen eine echte Erleichterung zu haben und viel Platz gewonnen.
Vielleicht gehen wir den Schritt der Digitalisierung irgendwann in der Zukunft gemeinsam? Wenn Sie Interesse haben, finden Sie unten in unseren Links weitere Informationen.
Autorin:
Nicola Kappert, Teamleiterin Verwaltung bei ACEA
Sie arbeitet aktiv mit der digitalen Rechnungsbearbeitung bei ACEA und hat den rechnungsManager im Einsatz. Ihr Team digitalisiert Rechnungsrelevante Belege, prüft die Rechnungen und übergibt Sie als Buchung mit Verknüpfung zum Beleg an das Rechnungswesen.
Bildquelle: ordnerinnen