Wir geben Ihnen einen Ablaufplan mit Kontenangabe für die Finanzbuchhaltung um aufwändiges Abstimmen zu vermeiden
Wer ist die ACEA GmbH
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen.
In unseren Projekten haben wir viele Onlineshopbetreiber und Buchhalter die Bearbeitung von Zahlungseingängen aus dem Onlineshop erleichtert und klar strukturiert. Da dieses Thema sehr oft vernachlässigt wird, geben wir Ihnen hier wertvolle Tipps, wie es am besten funktioniert.
Als Gewinner der IHK Initiative Pack mas digital haben wir ebenso unsere Kompetenz in Digitalisierungsprozessen unter Beweis gestellt.
Wie funktioniert die Verbuchung beim Onlinezahlungsverkehr?
Der Vertrieb über einen Onlineshop betrifft nicht nur eine Abteilung, beispielsweise den Verkauf, sondern das Lager, die IT und die Buchhaltung spielen ebenfalls eine große Rolle. Stimmen Sie derzeit Ihre Zahlungen der Onlinegeschäfte, die über Kreditkarte, PayPal oder andere Wege beglichen wurden, noch aufwändig manuell ab? Richtig organisiert, geht es komfortabel und einfach.
Wie das geht, zeigen wir Ihnen in unserem Ablaufplan. Wir geben Ihnen einen Ablaufplan mit Kontenangabe für Ihre Finanzbuchhaltung, damit Sie einfach und leicht Zahlungen über PayPal, Kreditkarte, Giropay, et cetera abbilden können.
Unsere Erfahrung haben wir in 20 Jahre eCommerce-Erfahrung gesammelt. Aus dieser Erfahrung heraus möchten wir Ihnen heute unsere Tipps weitergeben.
Sehr oft arbeitet die Buchhaltung arbeitet manuell nach
Sie betreiben einen Onlineshop und Ihre Kunden haben Zahlungsmöglichkeiten Giropay, PayPal, Kreditkarte und Einzug. Diese Zahlungsmöglichkeiten müssen in der Finanzbuchhaltung korrekt gebucht werden. Nun ist es oftmals so, dass der Onlineshop nicht in das ERP integriert ist. Die Zahlungsbuchung wird im ERP als getätigt freigegeben, die Buchhaltung jedoch erhält keine Buchung und muss somit diesen Zahlungsvorgang manuell nacherfassen bzw. berichtigen.
Das ist Aufwand und mühselig. Bucht der Onlineshop über das ERP System die Zahlung automatisch korrekt, erspart sich die Buchhaltung die manuelle Erfassung. Zusätzlich ist eine aufwändige Abstimmung nicht nötig.
Wie ist der Ablauf?
Wenn der Kunde im Onlineshop den Kauf getätigt hat, geht es in Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihren ERP-Bereich. Der interne Workflow beginnt. Die einzelnen Schritte sind:
- Kunde kauft im Onlineshop und zahlt z. B. per Giropay
- Onlineshop erzeugt (zu über 90 %) über eine Schnittstelle den Auftrag
- Der Auftrag geht in die Kommissionierung
- Der Lagermitarbeiter packt und erstellt den Lieferschein
- Die Rechnung wird erzeugt und
- an die Buchhaltung übergeben
Haben Sie den Fehler entdeckt?
Dieser Ablauf funktioniert in den meisten Fällen automatisch, so dass die Rechnung über den Onlineverkauf in der Fibu ankommt. Die Problematik ist: Wie komme ich dazu, dass die Buchung der Zahlung über beispielsweise Giropay korrekt zugewiesen wird? So ist die Übergabe der Zahlung an die Finanzbuchhaltung. Die Zahlung ist mit diesem Workflow nicht gebucht und die Rechnung als offener Posten in der Buchhaltung.
Wie sieht der Lösungsweg aus?
Nehmen wir an, Ihr Kunde zahlt mit Giropay, der Auftrag ist im ERP erfasst, der Lieferschein erstellt, und die Rechnung ist an die Finanzbuchhaltung übergeben. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung mit der Zahlung auszugleichen. Das geht in diesem Fall sehr schön, denn mit Giropay überweist der Käufer direkt den Betrag an Sie, der Rechnungsbetrag und der Überweisungsbetrag sind im Normalfall korrekt und gleichlautend. Das heißt, wir können das über den Betrag automatisiert ausgleichen.
Was ist bei Zahlungen mit Kreditkarten?
Hier sieht der Workflow anders aus. Der Ablauf bis zum ERP, bis zur Rechnungserstellung bleibt gleich, allerdings haben wir nun die Herausforderung, dass die Zahlung per Kreditkarte zwar bereits getätigt und freigegeben ist, aber der Geldfluss erst verzögert – im Normalfall Minimum vier Wochen – erfolgt. Das heißt, ich habe eine Rechnung im Rechnungswesen stehen, die nicht mahnbar ist, denn sie ist bereits bezahlt, aber noch offen, weil ich die Buchung noch nicht in der Finanzbuchhaltung habe. Viele Buchhalter buchen diesen Zahlungsvorgang manuell ein, um die Rechnung auszugleichen.
Jetzt gibt es folgendes Problem: Die Rechnung ist ausgeglichen, die Kreditkartenabrechnung überweist jedoch nicht den vollen Betrag, denn für ihre Dienste werden Gebühren fällig. Bezogen auf diesen Zahlungsvorgang wird ein reduzierter Betrag überwiesen.
Es wäre einfacher, wenn das ERP-System die Zahlung in der Finanzbuchhaltung buchen würde, wir dann den Abgleich mit der Kreditkarte komfortabel vornehmen können, so dass Sie ganz einfach die Differenz als Gebühren ausbuchen können. Somit ist ein aufwändiges Abstimmen dieser Dreierbeziehung nicht mehr nötig.
Das geht, indem Sie den Debitorenerlös erst dann erhalten, wenn die Zahlung ebenso gebucht ist. Somit ist der Debitor ausgeglichen. Erhalten Sie vom Kreditkartenbetreiber die monatliche Überweisung, ist die Differenz automatisch die Kreditkartengebühren. Eine Abstimmung kann im Detail erfolgen.
Und wie funktioniert das mit Paypal?
Wie das genau geht und wie es mit PayPal funktioniert, sehen Sie in unserem Zahlungsablaufplan, den wir auf diesem Blog kostenlos für Sie zur Verfügung stellen. Wenn Sie Fragen haben, vereinbaren Sie einen Termin. Wir beraten Sie gerne.
Autor:
Peter Haslbeck, Prokurist und Entwicklungsleiter der ACEA GmbH
begleitet seit mehr als 15 Jahren Mittelstandsunternehmen bei der Einführung und Optimierung Ihres B2B Onlineshops.
Unser Kunden haben Ihren Servicegedanken auch im Onlineshop umgesetzt und bietet den Service des Telesales auch im Onlineshop an. Mit der Integration des Webshops im ERP haben unsere Kunden 95 % des manuellen Arbeitsaufwandes eingespart.
Bildquelle: shutterstock_1028402728langeweilemann-klein