Keine Kompromisse bei Rechnungswesenlösungen, ein Umstieg ist einfacher als Sie denken!

Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen.

Das perfekt ERP - fast perfekt

Sie haben das perfekte ERP System für Ihr Unternehmen gefunden, alle speziellen Anforderungen im Enkauf, Lager, Kommissionierung, Vertrieb etc. werden perfekt abgebildet. Die dazugehörige Finanzbuchhaltung war mit dabei. Viele Anforderungen hat eine Finanzbuchhaltung ja nicht, da kann man ja einen Kompromiss eingehen.

Gehen Sie keine Kompromisse ein, sondern optimieren Sie in Ihrem Unternehmen an allen Stellen. Wie viele einzelne Bereiche allein in der Buchhaltung manuell erledigt werden, ist der Unternehmensführung gar nicht bewusst. Ich nenne Ihnen nur ein paar Beispiele aus meiner Berater- Erfahrung für manuelle Tätigkeiten in Buchhaltungen:
• Zahlungen
• Mahnung
• Elstermeldungen UST-VA und ZM
• Auswertungen
• Meldung an Vertrieb welche OP der Kunde hat

Immer wieder der selbe Satz.

„Mache ich in Excel und das dauert ja nicht lange.“
Eine halbe Stunde hier, eine viertel Stunde da, eine Stunde danach = 1, 75 Stunden. Dabei gingen alle oben genannten Punkte automatisiert in einem Bruchteil der Zeit.

Warum akzeptiert man diesen Aufwand?

Diese Frage habe ich in einem Beratungsgespräch einem Interessenten gestellt. Die Antwort war einfach, aber auch überraschend. Ich habe großen Respekt vor dem Umstieg auf eine andere Software. Also bevor man eine bessere Lösung einsetzt, akzeptiert man vor lauter Angst den Mehraufwand?

Was macht Buchhaltern so große Angst?

„So viel macht eine Buchhaltung doch auch nicht, dass sie so große Angst haben sollte“. Diese weit verbreitete Meinung ist so nicht ganz richtig. Vielen ist nicht bewusst, dass der Buchhalter für seine Arbeit die volle Verantwortung übernimmt und Terminüberschreitungen mit Bußgeldern bestraft werden können. Und da beginnt das Horror-Szenario.

Das Horror-Szenario

Ein für den Buchhalter untragbarer Zustand wäre, die Umsatzsteuermeldung nicht fristgerecht aufgrund fehlender oder falschen Daten nicht melden zu können. Was tun, wenn

die Übernahme der Altdaten nicht korrekt läuft?

• Wenn die Daten aus dem ERP doch nicht korrekt übergeben werden können?
• Zahlungsläufe sich dadurch verzögern oder das Mahnwesen nicht greift?
• Auswertungen an die Geschäftsleitung oder Bank nicht vorgelegt werden können

Erst wenn wiederkehrende Aufgaben nicht erledigt werden, wird bewusst, welche negativen Auswertungen auftreten können.

Grund genug, genau zu planen

Der Zeitpunkt des Umstiegs, welche Daten übernommen werden können, technische Umsetzung, Echtstart und Optimierungsmöglichkeiten sind die Bausteine für einen effizienten und perfekten Umstieg.

Lassen Sie uns an dieser Stelle 3 Themen aufgreifen

1. Schnittstelle zum ERP-System
2. Zeitrahmen
3. Einführung

Zu 1. Die Schnittstelle zum ERP

Natürlich sollen die Daten in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, aber auch zurückgemeldet werden. Der Vertrieb schreibt Rechnungen und möchte im Anschluss wissen ob sie gezahlt wurde oder in welcher Mahnstufe sich der Kunde befindet. Daher ist es wichtig zu klären, welche Informationen das ERP liefert und ob es die Rückmeldungen auch verarbeiten kann. ERP Hersteller bedienen immer die Datev-Schnittstelle, so dass in diesem Fall die Übergabe an die Finanzbuchhaltung über diese Schnittstelle laufen kann. Damit können die Daten exportiert und in die Fibu importiert werden.

Zu 2. Zeitrahmen

Wunschtermin der Buchhaltung ist zu 99 % der Geschäftsjahreswechsel. Damit hat die Buchhaltung einen Schnitt von einem zum andern Geschäftsjahr und somit eine für ihn klare Trennung. Zu beachten ist dabei, dass gerade in dieser Zeit die arbeitsreichste Zeit in einer Buchhaltung ist. Jahresabschlussarbeiten und das Tagesgeschäft füllen den Tag. Ein Umstieg zu diesem Zeitpunkt sollte sorgfältig und gut geplant werden. Alternativ ist ein Umstieg in ruhigeren Zeiten nicht so belastend. Prüfen Sie, wann in Ihrem Unternehmen Ressourcen besser freigegeben werden. Eine Übernahme der Salden ist heutzutage in keiner Finanzbuchhaltung ein Problem.

Zu. 3. Einführung

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter, Geschäftsleitung und IT Abteilung an dem Projekt. Alle geben wichtigen Input und damit auch Sicherheit während der Umstellungsphase. Ist allen bekannt wann der Go Live ist, haben alle Verständnis, sollte die Beantwortung einer Frage etwas länger dauern. Schulungen sind kurz vor dem Start anzusetzen. Gelerntes muss so schnell als möglich umgesetzt und geübt werden.

Mehrwert für alle Abteilungen

Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung optimieren möchten, beraten wir Sie bei dem Umstieg. Gerade Abteilungen, die keinen Umsatz bringen, müssen optimal und effizient arbeiten. So bringen sie einen echten Mehrwert für alle anderen Abteilungen.

Lösungsansatz

Wir haben die Bausteine eines Umstiegs in einer Grafik zusammengefasst. Hierin sind alle grundlegenden Punkte vermerkt. Eine kleine Checkliste die Grundlage für Diskussion und Planung bietet.
Nutzen Sie vorhandene Standartschnittstellen sie Datev, ist der Umstieg problemlos möglich.

Ein Rechnungswesen zu optimieren bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Kostenersparnis
• Effizienzsteigerung
• Schnellerer Informationsfluss zwischen den Abteilungen

Gehen Sie keine Kompromisse mit Ihrem Rechnungswesen ein, sondern fordern Sie auch in dieser Abteilung Effizienz und Optimierung ein. Heutige Buchhalter erfassen keine Daten mehr, sie werten sie aus und planen für das Unternehmen.

Wenn Sie Ihr Rechnungswesen optimieren möchten, beraten wir Sie gerne. Ihren Wunschtermin können Sie online unter https://www.acea.de/beratungstermin/finance vereinbaren.

Autorin

Monika Haslbeck,
ACEA GmbH,
Bilanzbuchhalterin und Geschäftsführerin der ACEA GmbH begleitet Mittelstandsunternehmen in Digitalisierungsprojekten, Optimierungsanforderungen im Rechnungswesen und Unternehmen, die Ihren Workflow verbessern möchten.

 

Bildquelle: jeshoots-com-523925-unsplash