Integration und Workflowoptimierung ebenen den Weg zur Digitalisierung
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen. Wir sind im Bereich eCommerce seit 20 Jahren aktiv und haben in unzähligen Projekten Abläufe optimiert.
„old school“: Der Einkaufsprozess
Im Einkauf wird meist noch manuell gearbeitet. Zwar liefern viele ERP Systeme bereits den Bedarf und generieren daraus eine Bestellung. Jedoch wird der Vorgang der Beschaffung manuell, per Telefon oder vielleicht schon durch eine manuelle Bestellung im Shop des Lieferanten vorgenommen. Ein durchgängiger Datenaustausch von der Webbestellung bis zum ERP des Kunden liegt meist nicht vor.
Deutliches Ausbaupotenzial
Die Lünendonk-Studie zur Kundenzufriedenheit: Digitalisierter Einkauf verbessert Performance des Beschaffungsprozesses beschreibt es sehr schön. https://www.luenendonk.de/luenendonk-studie-zur-kundenzufriedenheit-digitalisierter-einkauf-verbessert-performance-des-beschaffungsprozesses/ Hier liegt noch deutliches Ausbaupotenzial. Schön formuliert für einen sehr hakeligen Bestellprozess im Unternehmen.
40.000 Transaktionen im Jahr
Nun weiß jeder Unternehmer, optimiert man Prozesse, läuft es besser und spart Kosten.
Doch in der Praxis sieht die Situation anders aus.
- Der Onlineshop ist nur mit einer Schnittstelle an das ERP angebunden
- Zahlungsvorgänge aus dem eCommerce werden manuell nacherfasst
- Die Bestellung des Kunden wird auch beim Kunden manuell erfasst
- Auftragsdaten werden manuell nachbearbeitet da der Shop nicht in das ERP integriert ist und Kundenkonditionen nicht korrekt anbietet
- Der Lieferant lässt einen Datenaustausch im Shop nicht zu oder ist nicht in der Lage diesen Service anzubieten.
Diese Aufzählung könnte noch lange fortgeführt werden.
Stellen Sie sich einen Bestellprozess einmal vor. Welche Arbeitsschritte hängen grundsätzlich an einer Bestellung?
- Bedarf ermitteln
- Lieferanten anfragen
- Lieferantenangebote vergleichen
- Bestellung generieren
- Bestellung an den Hersteller senden
- Bestellung überwachen
- Liefertermin im Verkauf mitteilen
- Lieferung einlagern
- Eingangsrechnung prüfen
- In der Buchhaltung verbuchen
- Bezahlung der Rechnung
Stellt sich die Frage, welche Schritte werden manuell in Ihrem Unternehmen durchgeführt bzw. müssen Sie manuell eingreifen?
In der o.g. Studie werden durchschnittlich 40.000 Transaktionen mit Lieferanten genannt, die ein Unternehmen pro Jahr abwickelt. Gehen wir davon aus, dass nur die Hälfte hiervon manuell bearbeitet werden, ist der Aufwand enorm!
Wie biete ich als Shopbetreiber einen echten Mehrwert für meine Kunden?
Folgende Funktionen sind beispielhaft Gründe für einen Shopbesucher in einem Webshop sofort zu bestellen:
- Die eigenen Konditionen spiegeln sich auch online wieder
- Lieferbedingungen und Zahlungskonditionen greifen im Shop
- Der Käufer kann seinen Warenkorb importieren (zumindest Schnellbestellschein)
- Der Käufer erhält digitale Rückmeldung aus dem Shop des Betreibers und importiert die Bestellung in sein ERP
Must have: Anwendungskomfort auf beiden Seiten
Anwendungskomfort auf Käufer- und Betreiberseite ist das must have. Wie oft ist im Bestellprozess der Griff zum Telefon nötig, da die Konditionen nicht korrekt dargestellt werden.
- Wie werden Daten und Konditionen in Ihrem Haus aktualisiert. Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage schnell, selbstständig und just in time Daten zu ändern?
- Können Sie während eines Telefonats mit dem Kunden dessen Rabatt in Ihrem ERP hinterlegen, so dass er sofort im Shop diese Kondition zur Verfügung hat?
- Kann Ihr Vertriebsmitarbeiter den Warenkorb online mit dem Kunden bearbeiten?
- Kann Ihr Kunde seine Wunschartikel per Knopfdruck in Ihr Shopsystem übergeben?
Um diese Fragen mit Ja beantworten zu können ist die richtige Softwarelösung die Grundlage für den perfekten Service. Definieren Sie Geschäftsabläufe klar und strukturiert. Nehmen Sie bei der Aufnahme Ihre Mitarbeiter mit ins Boot. Sie kennen die Feinheiten und Besonderheiten in den Abläufen und geben damit wertvolle Tipps.
Analysieren Sie Ihre Abläufe und Hemmschwellen. Nehmen Sie Möglichkeiten, Wünsche und Risiken auf. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein.
Interessanter Ratgeber für B2B Onlinebusiness
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Ein Onlineshop soll Ihren Vertrieb stärken und effektiv unterstützen. Der Ratgeber zeigt Ihnen wie Sie den Pflegeaufwand in Ihrem Unternehmen optimieren und Ihre Abteilungen Vertrieb und IT entlasten.
Autorin:
Monika Haslbeck, Bilanzbuchhalterin und Geschäftsführerin der ACEA GmbH begleitet Mittelstandsunternehmen die Ihren Workflow optimieren und digitalisieren möchten.
Wenn Sie Monika Haslbeck persönlich zu diesem Thema sprechen möchten, reservieren Sie einfach Ihren Wunschtermin unter https://www.acea.de/beratungstermin/ecommerce