Was Unternehmen jetzt wissen müssen!

Ab 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland schrittweise im B2B-Bereich zur Pflicht. Der Gesetzgeber setzt damit einen weiteren Baustein der digitalen Transformation um. Das Ziel: Prozesse zu vereinfachen, Betrug zu verhindern und die Umsatzsteuer effizienter zu erfassen.

Aber was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF-Rechnung per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das automatisiert von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden kann. Manuelle Zwischenschritte wie Scannen, Ausdrucken oder Abtippen sind nicht nötig.

Wie erkenne ich, dass ein PDF maschinenlesbar ist?

• Sie können den Text im PDF markieren und kopieren
• Sie können mit STRG+F oder CMD+F nach Wörtern im PDF suchen

Zwei wichtige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die von Behörden und vielen Unternehmen anerkannt sind:
1. XRechnung

• Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland
• Rein XML-basiertes Format
• Enthält nur maschinenlesbare Informationen
• Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seit 2020
• Erfüllt alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU 
• Einführung November 2018

2. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

• Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
• Menschen- und maschinenlesbar zugleich
• ZUGFeRD 2.1 entspricht dem EU-Standard EN 16931 
• Beliebt bei Unternehmen, da es optisch ansprechbar ist und gleichzeitig automatisiert verarbeitet werden kann
• Einführung Juni 2014

Beide Formate sind strukturiert, standardisiert und rechtssicher – doch sie unterscheiden sich in Zielgruppe und Anwendung. Während XRechnung für die Kommunikation mit Behörden unerlässlich ist, bietet ZUGFeRD Flexibilität im unternehmerischen Alltag.

CHECKLISTE

Ist Ihre Software E-Rechnungs-fähig?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate betrifft nicht nur die Rechnungsstellung, sondern besonders die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software folgende Anforderungen erfüllt:
E-Rechnungs-Kompatibilität – Ihre Software sollte:

• XRechnung und/oder ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten können
• XML-Daten erzeugen, validieren und lesen können
• ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Dokumente erstellen (bei hybriden Formaten)
• Erweiterbar für künftige Anpassungen oder neue gesetzliche Anforderungen sein
• Eine Schnittstelle zur Buchhaltung bzw. zum ERP-System besitzen
• Archivierung nach GoBD ermöglichen (revisionssicher)
• Optional: Signatur- oder Prüfmechanismen integrieren

Eingangsrechnungen:

• ZUGFeRD oder XML-Dateien automatisch erkennen und zuordnen
• Visuelle Anzeige für manuelle Kontrolle bei X-Rechnungen
• Automatische Validierung der XML-Struktur
• Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen möglich

Wenn Ihre bestehende Software diese Anforderungen nicht erfüllt, ist es höchste Zeit zu handeln.  ACEA GmbH unterstützt Sie gerne bei der Analyse, Auswahl und Integration geeigneter Lösungen.

Fazit: Jetzt die Weichen stellen
Die Einführung der E-Rechnung ist keine Kür, sondern Pflicht. Je früher Sie sich vorbereiten, desto besser können Sie von den Vorteilen profitieren. Wir stehen Ihnen als erfahrener IT-Dienstleister mit Sitz in München zur Seite – kompetent, unabhängig und lösungsorientiert.

📞 Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

 

FAQ ZUR E-RECHNUNG
Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Für den B2B-Bereich gilt ab 1. Januar 2025 eine Annahmepflicht. Das bedeutet: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Erstellung wird voraussichtlich in weiteren Stufen eingeführt.
Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Ein PDF ist kein gültiges E-Rechnungsformat im Sinne der neuen Anforderungen. Es muss sich um ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD handeln.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

• XRechnung ist ein XML-Format für den Austausch mit Behörden.
• ZUGFeRD kombiniert PDF und XML – ideal für Geschäftspartner, die sowohl einen maschinenlesbaren als auch einen optischen Beleg benötigen.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

• Schnellere Verarbeitung
• Weniger Fehler
• Reduzierter Papierverbrauch
• Automatisierbare Buchhaltung
• Revisionssichere Archivierung

Wie unterstützt mich die ACEA GmbH?
Wir bieten:

• Analyse Ihrer aktuellen Systeme
• Beratung zu geeigneten Lösungen (inkl. Drittsysteme, Schnittstellen, Cloud-Lösungen)
• Integration & Schulung
• Langfristige Betreuung im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement