Ein Leitfaden zur reibungslosen Übergang zu einem effizienteren Rechnungswesen und den entscheidenden Schritten für Ihren Erfolg
Warum Buchhalter vor dem Umstieg auf ein optimiertes Rechnungswesen zögern und wie Sie diese Ängste überwinden können
Buchhalter scheuen oft den Schritt zur Optimierung – doch warum? In unserem Blogbeitrag gehen wir dieser Frage nach und zeigen auf, dass ein effizientes Rechnungswesen keine Hexerei ist. Als Experten für betriebswirtschaftliche Lösungen hat sich die ACEA GmbH darauf spezialisiert, Unternehmen in den Bereichen Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zu unterstützen.
Das fast perfekte ERP-System
Selbst wenn Sie das optimale ERP-System für Ihr Unternehmen gefunden haben, könnte Ihre Finanzbuchhaltung noch Raum für Verbesserungen bieten. Viele nehmen an, dass die Finanzbuchhaltung wenige Anforderungen hat und Kompromisse eingegangen werden können. Doch sollten Sie wirklich an allen Fronten Kompromisse eingehen? In vielen Buchhaltungen werden verschiedene Aufgaben manuell erledigt, ohne dass der Geschäftsleitung bewusst ist, wie viel Zeit dabei verloren geht.
Warum akzeptieren Buchhalter diesen Mehraufwand? Die Antwort ist oft die Angst vor einem Umstieg auf eine neue Software. Doch ist dieser Mehraufwand wirklich notwendig?
Die Angst vor dem Umstieg
In Beratungsgesprächen hören wir oft die gleiche Antwort: Die Buchhalter haben großen Respekt vor einem Wechsel der Software. Doch warum? Vielen ist nicht bewusst, dass Buchhalter die volle Verantwortung für ihre Arbeit tragen und Bußgelder bei Terminüberschreitungen drohen können. Hier beginnt das Horror-Szenario.
Das Horror-Szenario
Für Buchhalter ist es untragbar, die Umsatzsteuermeldung nicht fristgerecht aufgrund fehlender oder falscher Daten abzugeben. Was passiert, wenn die Altdaten nicht korrekt übernommen werden oder die Daten aus dem ERP nicht ordnungsgemäß übergeben werden können? Zahlungsläufe verzögern sich, das Mahnwesen greift nicht, und Auswertungen können nicht vorgelegt werden. Erst wenn wiederkehrende Aufgaben nicht erledigt werden, wird bewusst, welche negativen Auswirkungen auftreten können.
Die Lösung: Genaue Planung
Der Zeitpunkt des Umstiegs, die Auswahl der zu übernehmenden Daten, technische Umsetzung, Echtstart und Optimierungsmöglichkeiten sind entscheidend für einen effizienten und perfekten Umstieg.
Drei Schlüsselthemen beim Umstieg:
-
Schnittstelle zum ERP-System: Klären Sie, welche Informationen das ERP liefert und ob es Rückmeldungen verarbeiten kann. Die Datev-Schnittstelle ist dabei eine bewährte Lösung.
-
Zeitrahmen: Der Geschäftsjahreswechsel ist oft der bevorzugte Zeitpunkt, aber auch die arbeitsreichste. Ein sorgfältig geplanter Umstieg in ruhigeren Zeiten kann weniger belastend sein.
-
Einführung: Beteiligen Sie alle relevanten Abteilungen an dem Projekt, bieten Sie Schulungen an und schaffen Sie so Sicherheit während der Umstellungsphase.
Mehrwert für alle Abteilungen
Eine optimierte Finanzbuchhaltung bietet nicht nur Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, sondern fördert auch einen schnelleren Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Unsere Grafik fasst die Bausteine eines Umstiegs zusammen, und eine Checkliste bietet eine Grundlage für Diskussion und Planung.
Fazit: Fordern Sie Effizienz im Rechnungswesen
Ein optimiertes Rechnungswesen bringt zahlreiche Vorteile, darunter Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und einen schnelleren Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Gehen Sie keine Kompromisse ein und fordern Sie Effizienz und Optimierung in Ihrer Buchhaltung. Die ACEA GmbH steht Ihnen gerne bei Ihrem Umstieg zur Seite. Vereinbaren
Sie Ihren Beratungstermin online unter ACEA Beratungstermin Finance.
Autorin: Monika Haslbeck
Monika Haslbeck,
Bilanzbuchhalterin und Geschäftsführerin der ACEA GmbH,
begleitet Mittelstandsunternehmen in Digitalisierungsprojekten, Optimierungsanforderungen im Rechnungswesen und Unternehmen, die ihren Workflow verbessern möchten.
Bildquelle: Unsplash, jeshoots-com-523925