Vermeiden Sie Stolpersteine, wir geben Tipps und ein Beispiel für einen Projektplan

Videomanagement wird oft negativ wahrgenommen. Dabei gibt es viele Vorteile wie beispielsweise:

Vorteile:

• Steigerung der Sicherheit
  • Videomanagement kann dazu beitragen, Unternehmen vor Einbrüchen, Diebstahl, Vandalismus und anderen Formen der Kriminalität zu schützen.
• Überwachung Gefahrenzonen
  • Das Kamerasystem kann helfen, dass Mitarbeiter in Gefahrenarbeitsbereichen sicher sind. So kann das Videomanagement-System Alarm mit verunfallten Personen automatisch und proaktiv melden.
• Schutz vor falschen Beschuldigungen
  • Im Falle eines Vorfalls kann das Videomaterial als Beweismittel dienen und helfen, falsche Beschuldigungen aufzuklären. Beispiel: die Aufnahme von Palettenverladung an der Laderampen wird bei Anlieferung beim Kunden reklamiert. Mit dem Videomaterial kann die korrekte Verladung einfach nachgewiesen werden.
• Verbesserung der Geschäftspraktiken
  • Videoüberwachung kann dazu beitragen die Arbeitstechniken von Mitarbeitern zu erleichtern, Wege zu optimieren oder umständliche Arbeitsprozesse zu optimieren.
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Das datenschutzkonforme Nachhalten des Videomaterials kann dazu beitragen, dass Kunden sich sicherer fühlen, wenn sie wissen, dass das Unternehmen eine sichere Umgebung bereitstellt. Beispiel Gefahrgutverladung, der Kunde kann sicher sein, dass der Lieferant die Qualitätsstandards bei der Verladung und Lagerung einhält.

Wichtig ist, dass Videoüberwachung ethischen Überlegungen unterworfen ist, insbesondere in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden. Es ist daher wichtig, die rechtlichen Vorschriften und Best Practices zu berücksichtigen, bevor ein Videosystem implementiert wird.

 

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Bei der Einführung von Videomanagement ist es wichtig, einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen, um ein effektives und rechtskonformes System zu implementieren:

• Rechtliche Seite
  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die geltenden Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit Videomanagement informieren, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre.
• Thema Datenschutz
  • Stellen Sie sicher, dass das Videomanagement-System den Datenschutz und die Privatsphäre aller Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter und Kunden, sowie Aufbewahrungsdauer handhabt und schützt. Prüfen sie, ob ein erhöhter Schutzbedarf für sie geltend gemacht werden kann.
• Planung
  • Überlegen Sie sich, welche Bereiche von Interesse sind und stellen Sie sicher, dass das System entsprechend installiert und konfiguriert wird. Beziehen Sie hierzu Ihren Lieferanten des Systems mit in die Planung ein.
• Schulung der Mitarbeiter:
  •  Schulen Sie Ihre Mitarbeiter über das Videomanagement-System und die damit verbundenen Verfahren und Vorschriften. Damit stellen sie sicher, dass alle wissen, das System arbeitet und welche Funktionen und Maßnahmen wann greifen.
• Systempflege
  • Pflegen und warten Sie die Software regelmäßig, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Updates decken gesetzliche Änderungen ab und erhöhen die Cybersecurity. Achten Sie darauf, auch die Hardwarepflege regelmäßig durchzuführen. (Sie putzen ja auch regelmäßig ihre Brille 😊)

Es ist wichtig zu beachten, dass jedes Videomanagement-System individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden muss, um ein effektives und rechtskonformes System zu gewährleisten.

 

Was sind Bedenken der Mitarbeiter und Mitarbeitervertretungen bei der Einführung eines Videomanagement-Systems?

Die Einführung eines Videomanagement-Systems kann bei Mitarbeitern einige Bedenken auslösen, einschließlich Datenschutz und Privatsphäre. Mitarbeiter können sich besorgt zeigen über die Überwachung ihrer Aktivitäten am Arbeitsplatz und die möglichen Auswirkungen auf ihre Datenschutz- und Privatsphärenrechte.

Mitarbeiter können sich unbehaglich fühlen beim Einsatz eines Videomanagement-Systems. Sie fürchten, dass ihre Integrität in Frage gestellt wird. Ebenso werden oft Eingriff in die Arbeitsabläufe befürchtet. Einige Mitarbeiter können sich besorgt zeigen, dass ein Videomanagement-System ihre Arbeitsabläufe stören könnte und sie bei der Arbeit beeinträchtigen könnte.

Technische Probleme vermitteln Mitarbeiter manchmal die umfängliche Komplexität des Videomanagement-Systems und die Möglichkeit, dass es technische Probleme gibt, die ihre Arbeit beeinträchtigen könnten.

Bedenken sie, dass das Unternehmen die Vorbehalte der Mitarbeiter ernst nimmt und ihnen transparent und offen die Ziele und Vorteile des Videomanagement-Systems erklärt. Stellen sie sicher, dass das System so konfiguriert ist, dass es den Datenschutz und die Privatsphäre der Mitarbeiter schützt, und dass es regelmäßig überarbeitet wird, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen entspricht. Nehmen Sie hier immer Ihren Datenschutzbeauftragten und/oder Betriebsrat mit ins Boot.

 

Wie sieht ein guter Projektplan aus?

1. Die Bedarfsermittlung
   Überprüfen Sie, warum Sie ein Videomanagement-System benötigen und welche Anforderungen Sie an das System haben.
2. Auswahl des Systems
   Recherchieren und vergleichen Sie verschiedene Videomanagement-Systeme, um das am besten geeignete System für Ihr Unternehmen zu finden.
3. Die Vorbereitung
   Überlegen Sie sich, wie Sie das System implementieren werden und was Sie benötigen, um es bereitzustellen (z. B. Hardware, Netzwerk, IT-Ressourcen usw.).
4. Schulen Sie ausreichend
   Planen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können. Bei Schulungen können Ihre Mitarbeiter auch individuelle Gegebenheiten nennen, die sie in der Konfiguration berücksichtigen können.
5. Konfiguration und Einrichtung
   Konfigurieren und richten Sie das Videomanagement-System mit Ihrem Systembetreuer entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ein.
6. Testlauf
   Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert und Sie das System korrekt betreuen können.
7. Systempflege
   Überwachen Sie das System regelmäßig und warten Sie es, wenn nötig, um sicherzustellen, dass es weiterhin ordnungsgemäß funktioniert.
8. Evaluierung und Anpassung
   Überprüfen Sie regelmäßig, ob das Videomanagement-System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, und passen Sie es ggf. an. Die Prüfungen sollten auch nach Inbetriebnahme regelmäßig stattfinden.

 

Es ist wichtig, einen detaillierten Zeitplan für jeden Schritt des Projektplans zu erstellen und einen Verantwortlichen für jede Aufgabe zu benennen. Auch sollte ein Budget für das Projekt erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Kosten im Rahmen bleiben. Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßig den Fortschritt des Projekts zu überwachen und ggf. Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Videomanagement-System erfolgreich eingeführt wird.

 

Fazit:

Nehmen Sie Vor- und Nachteile in Ihrem Unternehmen auf und besprechen diese mit Ihren Mitarbeitern, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten. Besprechen Sie die Bedenken und Vorteile vor der Einführung, so dass sie sicher sein können, die Akzeptanz des Teams zu haben. Stellen Sie Budget, Projektteam und den Zeitplan auf. Nehmen Sie das Team mit in den Planungsprozess auf. Geben Sie dem Team genug Zeit um das System konfigurieren, schulen, testen und einführen zu können.

Dann werden Sie das Projekt zur Zufriedenheit aller umsetzen.

 

 

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Autor

Dirk Kappert, Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der ACEA GmbH begleitet Unternehmen und Organisationen im Bereich HR / Zutrittsmanagement. Er achtet auf optimale Workflows und achtet auf perfekte Schnittstellen. Dabei greift Herr Kappert auf langjährige Projekterfahrung zurück.