Wer braucht diese Bescheinigung und wie wird sie in der Praxis ausgestellt?
Vorstellung ACEA
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Personal, Internet und Netzwerktechnik zusammen.
A1 Bescheinigung: Pflicht ab Januar 2019
Bei grenzüberschreitender Beschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im EU Ausland werden neben der deutschen Beitragspflicht ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge im EU-Ausland fällig. Um eine doppelte Beitragszahlung zu vermeiden, legen die EU-Richtlinien fest, dass bei einer Entsendung in das EU-Ausland nur die Abgabe-Regeln des Entsendelandes gelten. Dies gilt für alle EU-Staaten sowie für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.
Grundlage
Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt verpflichtend. Um zeitnah auf spontane Arbeitseinsätze reagieren zu können, wurde die digitale Beantragung mittels A1-Bescheinigung ermöglicht. Diese Bescheinigung ist ab Januar 2019 zwingend vorgeschrieben. Seit Inkrafttreten des 6. SGB IV-Änderungsgesetzes im Januar 2019 kann der Arbeitgeber A1- Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm heraus beantragen.
Digitale Meldung
Um sicherzustellen, dass die Unterlagen im Ausland anerkannt werden, sendet die ausstellende Stelle die maschinelle A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument in das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurück. Der Versand und der Empfang erfolgen dem folgend über das zentrale SP_Data Meldecenter.
Was passiert, wenn keine A1 Bescheinigung vorliegt?
Selbst bei Kurzreisen in einen EU-Mitgliedsstaat, Island, Lichtenstein, Norwegen oder der Schweiz ist das Mitführen der A1 Bescheinigung Pflicht. Kann der Mitarbeiter diese Bescheinigung nicht vorweisen, kann ihm der Zutritt zur Firma oder Messegelände verweigert werden. Ebenso kann die sofortige Forderung nach Sozialversicherungsbeiträgen nach dem jeweiligen Recht des Aufenthaltsstaates angeordnet werden.
Auch ein stundenweiser Aufenthalt im EU-Ausland ist eine Entsendung und somit A1-bescheinigungspflichtig. Denken Sie also auch bei Meetings, Workshops, Kurzschulungen, all diese Einsätze benötigen die A1.
Erfahrungswerte der ACEA
ACEA ist bekanntlich im EU Ausland unterwegs und hat somit bereits Erfahrungen gesammelt. Wichtigste Erkenntnis ist, dass die Ausstellung der Bescheinigung mindestens 3 Werktage dauert. Wer davon ausgeht, die Ausstellung der Genehmigung geht online in wenigen Minuten wird in der Praxis eines Besseren belehrt. Rechtzeitige Beantragung ist zwingend nötig.
Dabei werden verstärkte Prüfungen im EU-Ausland deutlich spürbar. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen und geprüft. Ebenso lassen sich Prüfer an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1 nicht vor, werden empfindliche Verwarnungsgelder verhängt. Wir wissen von einer Strafe in Höhe eines höheren 4-stelligen Betrages.
In Österreich kann man auf etwas Verständnis hoffen, dort soll als Nachweis der Antrag gelten, sofern der Antrag vor Reiseantritt gestellt wurde.
Amnestie für Papierformat nur bis Juni 2019
Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 28. Juni 2018 eine Amnestieregelung geschaffen. Hiernach können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge im begründeten Einzelfall bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen.
Aufwand minimieren
Softwarehersteller reagieren auf diese Anforderung. Denken wir an die Praxis und die darauf aufwändige Zusammenstellung der Daten. Beispielsweise für viele Mitarbeiter, die gemeinsam verreisen, wie eine Monteurgruppe sollten die A1-Bescheinigungsanträge gleichzeitig gestellt werden. Das einmalige Einpflegen in den Stammdaten verhindert wiederholte Eingaben von Reisezeiten, Start- und Zielorten und Arbeitgeberdaten. Auf diese praxisnahen Funktionalitäten sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Software achten.
Lösungsansatz
SP_Data bietet ein Modul zur Erstellung und Verwaltung der A1 Bescheinigung an, welches praxisnah und benutzerfreundlich die Anträge online stellt.
Wenn Sie hierzu nähere Informationen wünschen kommen Sie auf uns zu. Unsere Berater beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen. Vereinbaren Sie einen Telefontermin gleich online unter diesem Link
Autor: Dirk Kappert
Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der ACEA GmbH begleitet Unternehmen und Organisationen im Bereich HR / Personalsoftware, die mehr als nur abrechnen möchten.
Unsere Kunden sind begeistert von einer flexiblen und skalierbaren Softwarelösung im Bereich HR / Personal. Dabei greift Herr Kappert auf langjährige Projekterfahrung zurück.
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