Wir zeigen wie der Weg vom Buchhalter zum Navigator gelingt

Navigator der Finanzbuchhaltung statt Verwalter von Excel-Listen
 

Sekundenschneller Zugriff auf aktuelle Finanzdaten und ständiger Überblick über Trends und Entwicklungen im Unternehmen: Moderne Finanzbuchhaltungssoftware macht es möglich. Leider fristet die Finanzbuchhaltung (Fibu) in vielen Betrieben ein digitales Schattendasein.
 
Zu Unrecht: Die passende Software kombiniert mit kompetenter Begleitung machen die Umstellung zu einem Kinderspiel, das jeder Buchhalter bewältigen kann. In unserem Video informieren wir Sie über das enorme Potential, das eine leistungsfähige Finanzbuchhaltungssoftware für jedes Unternehmen bietet.
 
Statt Excel-Listen zu verwalten können Buchhalter Daten analysieren lassen. Das macht sie zu Navigatoren der Finanzbuchhaltung, die dem Kapitän des Unternehmens mit Informationen über Trends zur Seite stehen.
 
Warum sind Excel-Listen nicht mehr der beste Freund des Buchhalters?
 
Excel ist zweifellos ein nützliches Programm, das viel leistet. Manche Buchhalter haben sich zu wahren Excel-Experten entwickelt. Sie verwenden die zahlreichen Funktionen, um Voraussagen und Analysen zu erstellen. Leider haben Excel-Listen einen enormen Nachteil: Sie benötigen Handarbeit. Die Grunddaten trägt der Mitarbeiter per Hand in die Listen ein. Wenn Sie schon einmal eine Reihe Daten abgetippt oder kopiert haben, wissen Sie, wie leicht sich dabei Fehler einstellen.
 
Außerdem kann schnell einmal ein Wert übersehen werden - oder die Daten vom Vertrieb oder der Warenwirtschaftsabteilung stimmen nicht. Ein weiterer Nachteil: Meist hat nur die Buchhaltung Zugriff auf die Excel-Daten. Zahlungsstatus, Jahresvolumen für Bonusverhandlungen oder Mahnstatus werden damit zu Hürden: Statt diese Zahlen sofort auf dem Bildschirm zu sehen, müssen Mitarbeiter die Buchhaltung um Informationen bitten. Dieser Mehraufwand und die begründete Angst vor Fehlern produzieren unnötigen Stress und Hektik.
 
Der Unterschied zwischen spezialisierter Software und ERP-Anhängsel

Wenn ein Unternehmen mit Enterprise-Resource-Planning (ERP) die digitale Hürde angreift, spielt die Finanzbuchhaltung (Fibu) oft eine untergeordnete Rolle. Die Organisation der Warenwirtschaft mit
• Einkauf,
• Vertrieb,
• Produktion und
• Customer-Relationship-Management (CRM)
beansprucht den Großteil der Aufmerksamkeit bei der Digitalisierung und Optimierung. ERP-Berater verfügen außerdem häufig nicht über genügend Fachwissen in Finanzbuchhaltung. Ein spartanisches Softwareprogramm für die Fibu dient bei der Umstellung auf digitale Workflows deshalb oft als Feigenblatt. Das führt dazu, dass die Fibu das Stiefkind der IT wird. Dabei birgt eine leistungsfähige Finanzbuchhaltungssoftware enormes Potential für das gesamte Unternehmen.
 
Was bietet eine gute Finanzbuchhaltungssoftware? 

Beispiel Ausgangsrechnungen. Finanzbuchhaltungssoftware sorgt für Transparenz in der Fibu, die mit dem Schreiben der Rechnungen beginnt. Alle Beteiligten an einem Vorgang können im System von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung Anmerkungen für die Mitarbeiter machen. Das erleichtert die Kommunikation ungemein.
 
Zum Beispiel kann sich die Vertriebsabteilung bei einer neuen Bestellung eines Kunden sofort ein Bild über die bisherige Zahlungsmoral machen. Da die Informationen direkt von der Fibu bereitgestellt werden, sind die Daten jederzeit abrufbar. Das Anlegen von Listen entfällt. Fehler beim manuellen Eintippen großer Datenmengen gehören der Vergangenheit an.
 
Die Verwaltung aller Daten versetzt die Software in die Lage, eine Fülle von Analysen und Reports automatisch zu gestalten. Das gibt den Mitarbeitern mit Zugang zu der Fibu einen Überblick über die tatsächliche Geschäftslage. Statt sich mit dem Verwalten von Buchungen zu plagen, können Buchhalter darüber nachdenken, welche Daten für die Zukunft der Geschäftsabwicklung wichtig sind. So sind sie in der Lage, die Geschäftsleitung auf mit Zahlen belegte Trends hinzuweisen.

Die Umstellung: Mit Experten ein Kinderspiel

In unserem Video beschreiben wir die fünf Stufen des erfolgreichen Umstiegs der Fibu. Sie zeigen, welche Entscheidungen und Schritte für diesen Prozess notwendig sind. Bevor wir mit der Umstellung beginnen, beschäftigen wir uns mit den aktuellen Arbeitsschritten in dem Unternehmen.
 
Wir befragen unter anderem die einzelnen Abteilungen, was sie sich von der Fibu wünschen. Dabei kommen oft merkwürdige Workflows zum Vorschein, die sich im Lauf der Zeit eingebürgert haben.
 
So gab es bei einem Kunden die Situation, dass alle Vertriebsmitarbeiter ab einer bestimmten Bestellsumme zuerst in der Buchhaltung über die Bonität des Kunden nachfragen mussten. Der Geschäftsführer wusste nichts über diese umständliche Kommunikationsweise.
 
Die Workflow-Analyse ist die Grundlage für die Gestaltung der Finanzbuchhaltungssoftware, die genau die Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt.
 
Die Details der Umstellung - gut geplant ist halb gewonnen

Ein wichtiger Punkt der Umstellung ist der Umgang mit den historischen Daten. Unsere Experten prüfen individuell, wie Sie am besten mit Ihren alten Daten umgehen. Oft erfordert die Übernahme in das neue System einen enormen Mehraufwand.
 
Ein sogenannter 'historischer Mandant' mit Altdaten ermöglicht jedoch den Zugriff auf historische Daten, ohne die neue Software über Gebühr aufzublähen. Das Aufrüsten der Finanzbuchhaltung mit leistungsfähiger Software lässt sich jederzeit durchführen - nicht nur zum Jahresende.
 
Die Umstellung zum Jahresende entspricht zwar dem menschlichen Bedürfnis nach einer klaren Trennung, notwendig ist sie jedoch nicht. Wir empfehlen eine Vorlaufzeit von drei Monaten für die Umstellung. In dieser Zeit haben Ihre Mitarbeiter Gelegenheit, das neue System kennenzulernen und die Verwendung der Software zu üben.
 
Auf jeden Fall sollten Sie genügend Zeit für die Schulung der Mitarbeiter einplanen. Die beste Zeit für die Veränderung ist eine Periode, in der Ihr Unternehmen keine anderen Herausforderungen angreift. Ein Testumstieg, zum Beispiel in einer Testumgebung, gibt allen Beteiligten Vertrauen und Zuversicht, dass sie diese Herausforderung bewältigen.
 
Navigator im Cockpit statt Listenverwalter

Leistungsfähige Finanzbuchhaltungssoftware kann die Fibu zum Cockpit des Unternehmens machen. Statt mühsam Listen zu verwalten, bietet die Fibu der Geschäftsleitung wichtige Daten für die Gestaltung der Zukunft.

Unser Video klärt auf 

Sind Sie bereit für die digitale Revolution in der Fibu? Wir erklären in unserem Video wie ein Umstieg funktioniert und geben wertvolle Starthilfen.

 

Unser Video finden Sie hier!