Sparen Sie 1/3 Ihrer Kosten, Zeit, Papier, Kuverts...
Die ACEA GmbH hat sich auf betriebswirtschaftliche Lösungen spezialisiert. Unser Team setzt sich aus Spezialisten der Bereiche Betriebswirtschaft, Sicherheitstechnik, Internet und Netzwerktechnik zusammen. Optimierung von Geschäftsabläufen ist in den Unternehmen heute wichtig. Aus den vielen Möglichkeiten der Optimierung haben wir uns heute das Thema Versand von Mahnungen vorgenommen.
Mahnen mit Fingerspitzengefühl
Mahnwesen ist ein Bereich der mit Bedacht bearbeitet wird, jedoch nicht vernachlässigt werden darf. Die heutigen Softwarelösungen haben daher ausgefeilte Selektions- und Sortierkriterium, die eine individuelle Bearbeitung unterstützt. Die Einteilung der Kunden nach speziellen Kriterien sollte immer möglich sein, um das Mahnwesen so gut als möglich vorzubereiten. Mahnstopps, A/B Einteilung, Sondervereinbarungen
Bei aller technischen Unterstützung ist heutzutage jedoch der letzte Blick immer durch den Sachbearbeiter nötig. Er kennt die „weichen Faktoren“ und entscheidet bei fraglichen Vorgängen letztendlich immer als letzte Instanz wer die nächste Mahnung erhält. Ihr Fingerspitzengefühl ist gefragt!
Aus diesem Grund ist die Bearbeitung von Mahnungen mittlerweile sehr oft zeitaufwändig. Am Ende steht dann im schlechtesten Fall noch die Schritte drucken des Mahnschreibens, kuvertieren und frankieren, und versenden.
Kuvertieren, frankieren, versenden ohne Handstrich?
Genau hier setzt die E-Post an und nimmt dem Unternehmen diese zeit- und kostenintensive Schritte ab. E-Post erledigt die Briefkommunikation im Unternehmen indem es die Schreiben digital annimmt, auf Mail- oder Druckversand prüft und dem Empfänger die Nachricht entsprechend zustellt. Für den Versender kein Aufwand mehr! Die Post druckt, kuvertiert versendet oder stellt das Mahnschreiben digital zu.
Vorteil, die Kosten sind (auch das Porto) vorsteuerabzugsberechtigt und somit günstiger!
Phisihing-Mails nicht möglich
Noch ein interessanter Hinweis. Die Post informiert auf Ihren Seiten
„Immer wieder lesen Sie von sogenannten Phishing-Emails. Diese Emails sind z.B. als „elektronische Einschreiben“ gekennzeichnet und werden in einer scheinbar seriösen Nachricht an herkömmliche E-Mail Adressen zugestellt. Diese E-Mails zielen darauf ab, Ihre persönlichen Kundendaten zu erfahren.
Mit E-POST kann Ihnen das nicht passieren. Denn E-POSTBRIEFE werden innerhalb eines in sich geschlossenen Systems versendet und sind sicher. Darüber hinaus würden wir Sie niemals per E-Mail dazu auffordern, Ihre persönlichen Daten, wie z.B. Kontonummern, Kreditkartennummern oder Passwörter, bekanntzugeben.“
Was spart man sich?
- Arbeitskosten
- Kuverts
- Briefpapier
- Porto/Frankiermaschine
Wie kann man versenden?
1. Webbrowser
2. E-Post APP
3. Softwareanbindung - Schnittstelle
Zu 3. Softwareanbindung und Schnittstelle – wie geht das?
Mit dem Syska Rechnungswesen können Sie Mahnungen automatisch in das E-Post-Portal hochladen. Somit entfällt weiterer Arbeitsaufwand. Die E-Postanbindung ist ab Version 2017 möglich und bietet eine enorme Zeit- und Kostenersparnis im Mahnwesen.
Die Lösung wurde intelligent angebunden. Erst prüft Syska alle Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit/Kompatibilität zur E-Post-Schnittstelle. Die Anmeldung wird durch Syska bei Upload ausgeführt.
Der Benutzer kann die erzeugten Mahnungen ansehen und gibt den Versand frei. Hochgeladene Mahnungen können selbstverständlich im E-Post Portal noch eingesehen werden. Die Implementierung hat Syska sehr gut und benutzerfreundlich in den Mahnworkflow integriert.
Die Registrierung und Freischaltung ist unproblematisch und funktioniert gut. Die Preise finden Sie unter nachstehendem Link.
Ihre Finanzbuchhaltung hat die Schnittstelle zur E-Post nicht?
Wenn Sie Ihre Mahnungen nicht mehr jede Woche mit der Hand kuvertieren möchten, sich Zeit und Geld sparen möchten und Ihre Finanzbuchhaltung die Anbindung nicht hat, sollten Sie sich das Syska Rechnungswesen unbedingt ansehen. Diese Leistungsfähige Software bietet hochautomatisierte Abläufe und ist immer up to date!
Autorin
Monika Haslbeck begleitet Mittelstandsunternehmen bei der Einführung oder Umstellung des Syska ProFI Rechnungswesen (Syska SQL ReWe). Als Bilanzbuchhalterin versteht Sie die Sprache der Buchhaltungsmitarbeiter und Controller.