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Nie wieder Rechnungen ablegen!

Werfen Sie Ihre Rechnungen einfach weg!

Rechnungen wegwerfen?

Darf man das tatsächlich? Gilt es doch gesetzliche Vorgaben einzuhalten und das über viele Jahre hinweg. Was Sie benötigen, um Ihre Rechnungen tatsächlich wegwerfen zu können erfahren Sie hier in diesem Blogbeitrag.

 

Die Praxis

Rechnungen kommen in Papierform oder per Email im Unternehmen an. Die gängige Praxis ist es, die Rechnungen mit Eingangsstempel zu versehen, zur Prüfung weiter zu leiten und nach der Prüfung in der Buchhaltung weiterzubearbeiten. 

Dabei wird die Rechnung von einem Mitarbeiter zum nächsten gebracht oder sogar versandt. Es gibt Excellisten für den Erhalt und die Überwachung der Bearbeitung. Um Nachfragen zu minimieren, werden Rechnungen gerne kopiert. Lieferscheine werden manuell hinzusortiert und ebenso abgelegt. In der Pandemie wurden gerade diese Abläufe aufwändig und hemmend. Doch was ist die richtige Komplettlösung?

 

Der Wunschtraum

Rechnungen einfach im Eingang ansehen, automatisch verteilen und mit Buchungssatz versehen gleich verbuchen.

Klingt so einfach, dass man es wohl als Wunschtraum abhakt. Oft werden Rechnungen zwar gescannt und manuell vermailt, jedoch nicht automatisch gebucht. Oder das ERP übergibt die Buchung an die Finanzbuchhaltung, jedoch wird der Beleg für Recherchezwecke abgelegt. 

 

Was ist nötig?

Um Rechnungen vernichten zu können, benötigen Sie ein Testat für die Archivierung von Rechnungen, das bestätigt, den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Folgende Voraussetzungen benötigen Sie im Unternehmen:

  • Scanner für Rechnungen die noch mit der Post eingehen
  • Empfehlung: eine Emailadresse für digitale Rechnungen
  • die passende Software wie beispielsweise unseren RechnungsManger

 

 Was sind die Vorteile?

  • Wir möchten Ihnen hier nur einige Vorteile nennen:
  • Sie sparen die Ablage von Lieferscheinen oder Rechnungen 
  • Für Ihre Mitarbeiter ist es viel leichter die Rechnungen zu bearbeiten
  • Sie brauchen keine Ordner, Schränke und Platz für Ihre Ablage
  • Sie bearbeiten die Vorgänge schneller
  • Sei wissen immer, in welchem Status sich der Beleg befindet
  • Sie sparen Papier und Kopiervorgänge
  • Sie recherchieren auf Knopfdruck
  • Sie können den Beleg auf Knopfdruck in Ihrer Finanzbuchhaltung verbuchen
  • Die Betriebsprüfung entlastet die Buchhaltung und ist kürzer

 

Interesse geweckt?

Wenn Sie Zeit und Geld sparen möchten, können wir Ihnen noch weitere Vorteile nennen. Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten unverbindlich. Fragen Sie uns! Wir freuen uns, wenn wir Ihren digitalen Einstieg mit unserem RechnungsManager ganz einfach vollziehen. 

Die ACEA GmbH, Gewinner der Pack ma´s digital Initiative der IHK, hat sich auf die optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Wir sehen Ihren ganzheitlichen Geschäftsprozess und beraten Sie kompetent, zukunftsorientiert und effizient. Gerne sprechen wir unverbindlich mit Ihnen. 

 

Autorin:

Monika Haslbeck

ACEA GmbH
Geschäftsführerin und Bilanzbuchhalterin

Tel.: +49 (89) 212172-20

monika.haslbeck@acea.de

 

 

 

 

 

 

Bildnachweis busy-1972166-600px.jpg

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