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Wie kann man Doppelzahlung zuverlässig vermeiden?

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Wie kann man Doppelzahlung zuverlässig vermeiden?

Alptraum der Buchhaltung - Doppelzahlung an Lieferanten

Über Doppelzahlungen spricht man nicht

Man denkt, das kann doch nicht passieren! Und doch kommt es öfter vor, als man denkt. Jedoch spricht man nicht darüber. Verständlich, wer gibt eine Doppelzahlung schon gerne zu. Ist es doch peinlich "seine Buchhaltung nicht im Griff zu haben". Dabei sind es die alltäglichen Dinge, die eine Doppelzahlung unbemerkt durchrutschen lassen. Beispielsweise erkrankt ein Kollege, und die Rechnung des Lieferanten findet man nicht in seiner Ablage. Um das Skonto nicht zu verlieren, fordert man einfach die Rechnung erneut an und zahlt sie sogleich. Gebucht - bezahlt - und gut. Kommt der Kollege aus dem Krankenstand zurück, bearbeitet er die Belege und gibt die Lieferantenrechnungen weiter in die Buchhaltung. Gebucht - bezahlt - und gut - 2. Mal. Im Eifer des täglichen Geschäfts kommt dies öfter vor, als man meint. Dabei werden Doppelzahlung meist unter den Teppich gekehrt.

Ursachen für Doppelzahlungen:

  • Rechnung kam in gedruckter Form und per Email
  • Gutschrift irrtümlich als Rechnung gebucht
  • Gemahnte Rechnung wurde gebucht, ursprüngliche Rechnung ebenfalls
  • Rechnung manuell "schnell" überwiesen, Orginal gebucht und bezahlt
  • Falsche Zahlart vermerkt, per Kreditkarte bezahlt und Rechnung zusätzlich überwiesen

Sie kennen sicherlich noch weitere Gründe. 

 

Manuell überwachen?

Doch wie kann man doppelte Verbuchungen von Belegen verhindern? Bei der Vielzahl von Belegen und Vorgängen ist es nicht so einfach, den Überblick zu behalten.

  • Man kann die Belege gesondert sammeln und jeden Vorgang damit vergleichen. Aufwendige Lösung
  • Man kann eine Excelliste führen - aufwendige Lösung
  • Man kann  angeforderte Rechnungen kopieren und an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten - aufwendige Lösung

Es gibt viele individuelle Lösungen, die hier Abhilfe schaffen sollen, jedoch oft zusätzliche Arbeit bringen.  Die manuelle Überwachung ist also nicht die optimale Lösung

 

Digitalisierung in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung

Besser ist es, Rechnungen digital zu bearbeiten. Aber ACHTUNG! Herkömmliche DMS Anbieter haben keine Integration der Finanzbuchhaltung und bieten selten Übergabemöglichkeiten an die Finanzbuchhaltung. Besser ist es, sich hier Expertenlösungen zu holen, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben. Es reicht nicht, nur den Workflow abzubilden. Kontierung, Steuer, Kreditoren und Zahlungskonditionen müssen in die Finanzbuchhaltung vererbt werden. Das ist der Grundstein, Doppelzahlungen zu vermeiden. Die wichtigste Funktion zur Vermeidung erfahren Sie in unserem Video.

 

Autorin

Monika Haslbeck, Bilanzbuchhalterin und Geschäftsführerin der ACEA GmbH begleitet Mittelstandsunternehmen mit mehr als 1.000 Eingangsrechnungen im Jahr, die Ihren Workflow optimieren möchten.

Unser Kunden haben lästiges Suchen eliminiert und die zeitaufwendige und arbeitsintensive Bearbeitung von Eingangsrechnungen vereinfacht und ihren Workflowzyklus um 2/3 verkürzt.

 

 

/ Autor: Admin ACEA / Anzahl der Ansichten: 103 / Kommentare: 0 / Bewerten Sie diesen Artikel:
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