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Wie Sie Eingangsrechnunen clever digitalisieren

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Wie Sie Eingangsrechnunen clever digitalisieren

Gehören Sie zu den 6 von 10 Unternehmen, die diese Chance nicht nutzen?

Wie Sie Eingangsrechnungen clever digitalisieren


80 Rechnungen pro Monat ist nichts Außergewöhnliches!

Nach einer Studie "Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung, Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis" des ibi Research Institutes (an der Universität Regensburg) liegt die durchschnittliche Anzahl der empfangenen Eingangsrechnungen pro Monat bei circa 700 Rechnungen, der Median bei 80. Dies bedeutet, geht man vom Mittelwert aus, werden 80 Rechnungen bei über 30 % der Unternehmen monatlich bearbeitet. Selbstverständlich kommt es auf Unternehmensgröße, Branche etc. an. 80 Rechnungen ist eine realistische Zahl, die bereits kleine Unternehmen monatlich bearbeiten.

Wie hoch ist der Aufwand in der Bearbeitung eigentlich?

Rechnungen durchlaufen einen Workflow. Wenn auch nur einen kurzen Bearbeitungsweg, sind die Belege zu prüfen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen hinzuzuordnen und schließlich zur Buchhaltung bzw. Zahlung unterwegs.

Rechnungen per Email werden zur Bearbeitung ausgedruckt

Rund die Hälfte der Unternehmen arbeiten Rechnungen in Papierform ab. 83 Prozent erhalten ihre Rechnungen per E-Mail und drucken diese zum Großteil jedoch aus, um sie dann im Unternehmen zu bearbeiten. Der Unterschied, laut Studie, zwischen kleinen, mittleren und großen Unternehmen ist tatsächlich sehr groß. Alle Unternehmen akzeptieren noch immer Papierformrechnungen. Auch die Akzeptanz, Rechnungen per E-Mail zu erhalten, ist mit über 80 Prozent in allen Unternehmensgrößen ein gleichbleibender Faktor.

In dieser Studie wurde deutlich, dass sechs von zehn Unternehmen die Eingangsrechnungen immer noch auf Papier bearbeiten. Das bedeutet, sie drucken entweder E-Mails aus oder bekommen sie per Post, ein Eingangsstempel wird aufgebracht, ein Kontierungsstempel, die Rechnung geht auf den Weg im Unternehmen, wird abgezeichnet, wird weitergegeben, vielleicht sogar kopiert, weil es im Einkauf auf alle Fälle noch bearbeitet werden muss. Jeder der eventuell etwas nachschlagen möchte, kopiert sich die Belege. Der Weg bis zur Buchhaltung kann ein langer sein, 4-Augen-Prinzip, betragsmäßige Einschränkungen beim Abzeichnen können den Workflow erweitern und somit den Weg durch das Unternehmen verlängern. Ein Mitarbeiter wird krank, fällt aus, muss auf Dienstreise oder noch viele andere Gründe sind gegeben, um den Workflow zu unterbrechen. Sechs von zehn Unternehmen sind im heutigen digitalen Zeitalter noch nicht angekommen. Den Unternehmern ist nicht bewusst, was kann man mit digitaler Eingangsrechnungsbearbeitung an Zeit und Geld sparen kann!
Kein Mitarbeiter muss bei einer digitalen Bearbeitung mehr durchs Unternehmen laufen, Rechnungen verteilen. Dabei kann eine Rechnung an vielen Orten im Unternehmen sein!

  • Im Ordner in der Buchhaltung?
  • Beim Steuerberater?
  • Beim Einkäufer?
  • In der Poststelle?
  • Der Azubi hat Sie abgelegt?
  • In der Geschäftsleitung zur Abzeichnung?
  • Oder doch noch im Lager?

Mit digitaler Bearbeitung haben alle Zugriff auf den gescannten Beleg. Digital zu arbeiten, das sollte das Ziel dieser sechs von zehn Unternehmen sein.

Die Stolpersteine bei der Einführung digitaler Bearbeitung

Genau hier setzt die ACEA mit ihrer Lösung des Rechnungsmanagers an. Denn die Stolpersteine, die sich einem bei der Umstellung auf die digitale Bearbeitung in den Weg legen, sind vielfältig. Sei es, dass die Buchhaltung sagt: "Oh nein, ich möchte lieber das in Papierform haben, da sehe ich es!" Ein großer Punkt ist auch die Abteilung Einkauf. Wenn Sie sich mit der Bearbeitung der Einkaufsrechnungen im Einkauf intensiver beschäftigen, werden Sie sehen, dass der Einkäufer nicht nur einfach Rechnungen abzeichnet. Es gilt vielmehr, bei der Rechnung den Lieferschein dazu zu sortieren, die Mengen zu prüfen, Preise zu prüfen, Konditionen zu prüfen. Digital arbeiten wie auf Papier ist der Schlüssel zum Erfolg!

6 von 10 Unternehmen bearbeiten Eingangsrechnungen immer noch manuell

Nehmen wir an, die Rechnung hat nicht nur eine Seite, eine Position, sondern nein, 20 Positionen auf zehn Seiten. In dem Moment beginnt es, aufwendig in der Prüfung zu werden. Natürlich ist jetzt der Einkäufer gefragt, Hilfsmittel zu verwenden. Wie hält er vor, dass eine große Rechnung mit vielen Lieferscheinen und vielleicht auch noch mit der zugehörigen Auftragsbestätigung ordentlich geprüft wird? Er hakt die Positionen, die er geprüft hat, einfach ab. An den Positionen, in denen etwas unklar ist, hängt er vielleicht ein Post-it an oder markiert sie mit einem Leuchtstift, um es transparent darzustellen. Eine Rechnungsprüfung kann, wenn sie aufwendig ist, auch gerne eine Viertelstunde dauern oder Tage! Tage in dem Fall, wenn der Einkäufer das Thema gar nicht klären kann. Sondern nachfragen muss. Beim Hersteller, beim Kollegen, beim Lagerarbeiter, beim Lieferanten!

Nachfragen an Lieferanten können Einkäufer besser monitoren

All diese Nachfragen müssen natürlich auch vorgehalten werden, kontrolliert werden, nachgehalten werden. Ist der Empfänger dieser Nachfrage auch ein Unternehmen der sechs von zehn, kann es ihm genauso passieren, dass er die Rechnung in ein Ablagekästchen legt und sie dort liegen bleibt. Wenn er die Rechnung unter anderen vielen Rechnungen nicht mehr findet, krank wird, in den Außendienst muss oder es einfach sehr aufwendig zu klären ist, verzögert das die Bearbeitung enorm. Und so zieht sich dieses Band natürlich auch wieder durch Ihr Unternehmen. Wäre es hier nicht die Arbeitserleichterung schlecht hin, könnte ich aus dem System heraus die Rechnung vermailen, meine Frage gleichzeitig stellen und sofort die Wiedervorlage setzen? Sofort zu sehen, bei wem habe ich was nachgefragt? Das geht, wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digital bearbeiten.

Ihre Konkurrenz schläft nicht!

Sechs von zehn Unternehmen nutzen diesen digitalen Vorteil nicht aus! Überlegt man sich, dass ein Konkurrenzunternehmen in Ihrer Branche schon digitalisiert ist, kann dies natürlich wesentlich schneller agieren.

Beispiel: Sie erhalten eine Eingangsrechnung und Sie digitalisieren den Beleg. Bei der Prüfung nehmen Sie sich vor, die Konditionen aufgrund eines anstehenden Großauftrages neu zu verhandeln. Mailen Sie ihrem Lieferanten den Beleg doch einfach. Digital können Sie diese Anfrage zu der Rechnung sofort monitoren und wissen, wo noch eine Information aussteht. Die Antwort auf Ihre Frage erhalten Sie digital direkt dem Beleg zugeordnet. Es ist ein Leichtes, nun per Mail seinen Vertrieb zu informieren, dass bessere Konditionen vorliegen.

Wird die Rechnung allerdings in Papierform bearbeitet, wird sie erst in der Poststelle geprüft, gestempelt, dann verteilt. Vielleicht ist der Kollege nicht da. Oder vielleicht wurde der Beleg einfach im Kästchen liegen gelassen. Das heißt, Sie haben hier schon einen Tag Verzögerung. Geschweige denn, dass der Einkäufer, der jetzt die Prüfung vornimmt, den Lieferschein erst dazu sortieren muss und nicht digital schon vorgeschlagen bekommt. Erst jetzt beginnt er mit der eigentlichen Prüfung. Er beschließt, den Lieferanten zum Thema Konditionen zu kontaktieren. Er geht zum Scanner und sendet den Beleg an den Lieferanten. (Fax lassen wir an dieser Stelle tatsächlich weg) Im Anschluss legt sich Ihr Kollege die Rechnung (zumindest eine Kopie) in den Ordner zur Wiedervorlage ab. Antwortet nun der Lieferant auf diese Anfrage, geht er wieder zu dem Ordner, holt sich das raus, macht sich vertraut, sucht vielleicht doch den Lieferschein oder noch andere Informationen hinzu und kann jetzt erst den Vertrieb informieren. Indem er den Beleg beschreibt, den Artikel beschreibt oder die Rechnung kopiert und in die Abteilung Vertrieb schickt. Die Schritte der Papierrechnung sind wesentlich aufwendiger und zeitintensiver als die der digitalen Bearbeitung.

Gehören Sie zu den sechs von zehn?

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Wenn Sie sich für die Studie interessieren, unten angeführt finden Sie den Downloadlink der Studie.
 


Autorin
Monika Haslbeck begleitet Mittelstandsunternehmen bei der Einführung oder Umstellung des Syska ProFI Rechnungswesen (Syska SQL ReWe). Als Bilanzbuchhalterin versteht Sie die Sprache der Buchhaltungsmitarbeiter und Controller.
 

 

/ Autor: Monika Haslbeck / Anzahl der Ansichten: 110 / Kommentare: 0 / Bewerten Sie diesen Artikel:
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