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Wie Sie Eingangsrechnungen clever digitalisieren

Gehören Sie zu den 6 von 10 Unternehmen, die diese Chance nicht nutzen?

Eingangsrechnungen digitalisieren

In einer Studie wurde deutlich, dass sechs von zehn Unternehmen die Eingangsrechnungen immer noch auf Papier bearbeiten. Das bedeutet, sie drucken entweder E-Mails aus oder bekommen sie per Post, die Rechnung erhält einen Eingangs- und ein Kontierungsstempel. Sie geht ihren Weg durch das Unternehmen, bis sie schließlich abgezeichnet und bezahlt wird. Der Prozess bis zur Buchhaltung kann unter Einhaltung des 4-Augen-Prinzips ein langer sein.

Was kann man hier an Zeit sparen?

Bei einer digitalen Bearbeitung entfallen Laufwege und Unmengen von Papier. Prozesse werden vereinfacht und verschlankt, denn alle Beteiligten – sei es Einkauf, Buchhaltung oder Geschäftsleitung haben Zugriff auf den gescannten Beleg.

Der Workflow, digital zu arbeiten, das sollte das Ziel dieser sechs von zehn Unternehmen sein

Genau hier setzt die ACEA mit ihrer Lösung des Rechnungsmanagers an. Denn die Stolpersteine, die sich einem bei der Umstellung auf die digitale Bearbeitung in den Weg legen, sind vielfältig. Sei es, dass die Buchhaltung sagt: „Oh nein, ich möchte lieber das in Papierform haben, da sehe ich es!"

Ein wichtiger Baustein ist auch immer die Abteilung Einkauf. Wenn Sie sich mit der Bearbeitung der Einkaufsrechnungen im Einkauf mal intensiver beschäftigen, werden Sie sehen, dass der Einkäufer nicht nur einfach Rechnungen abzeichnet. Oh nein! Es gilt vielmehr, bei der Rechnung den passenden Lieferschein anzuhängen und Mengen, Preise und Konditionen zu prüfen.

Komplexe Prozesse vereinfachen

Nehmen wir an, die Rechnung hat nicht nur eine Seite, eine Position, sondern nein, 20 Positionen auf zehn Seiten. In dem Moment beginnt die Prüfung aufwendig zu werden. Natürlich ist jetzt der Einkäufer gefragt. Wie hält er nach, dass diese Rechnung mit vielen Lieferscheinen und vielleicht auch noch mit der zugehörigen Auftragsbestätigung ordentlich geprüft wird? Er hakt zum Beispiel die Positionen, die er geprüft hat, einfach ab. Die Positionen, in denen etwas unklar ist, markiert er, um diese speziell nachzuprüfen.

Eine Rechnungsprüfung kann somit, wenn sie aufwendig ist, auch gerne eine Viertelstunde dauern oder Tage! Tage in dem Fall, wenn der Einkäufer das Thema gar nicht klären kann, sondern nachfragen muss. Beim Hersteller, beim Kollegen, beim Lagerarbeiter, beim Lieferanten!

Umfassendes Monitoring als wichtiges Hilfsmittel

All diese Nachfragen müssen natürlich auch nachgehalten und kontrolliert werden. Ist der Empfänger dieser Nachfrage auch ein Unternehmen der 60 Prozent, die nicht digital arbeiten, kann es ihm genauso passieren, dass er die Rechnung in ein Ablagekästchen legt und sie dort liegen bleibt.

Weitere Szenarien: Er findet sie unter den vielen Rechnungen nicht mehr, er krank wird, in den Außendienst muss oder es einfach sehr aufwendig zu klären ist. So zieht sich dieses Band natürlich auch wieder in Ihr Unternehmen zurück. Wäre es hier jetzt nicht super, könnte ich aus dem System heraus die Rechnung vermailen, meine Frage gleichzeitig stellen und sofort die Wiedervorlage haben? Sofort zu sehen, bei wem habe ich was nachgefragt?

Das Zauberwort: Digitalisieren

Das geht, wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digital bearbeiten. 60% der Unternehmen nutzen diesen digitalen Vorteil nicht aus. Überlegt man sich, dass ein Konkurrenzunternehmen in Ihrer Branche schon digitalisiert ist, kann dies natürlich wesentlich schneller agieren.

Beispiel: Sie erhalten eine Eingangsrechnung, diese digitalisieren Sie. Sie sehen, hier ist ein Preis vereinbart, der auch korrekt ist. Sie wissen aber, dass ein weiteres Projekt ansteht. Sie können jetzt sofort Ihren Hersteller kontaktieren: „Ich maile dir die Rechnung und ich habe noch ein weiteres ähnliches Großprojekt. Können wir an diesen Konditionen etwas tun? Können wir vielleicht hier noch rückwirkend eine Gutschrift erhalten oder zumindest für das zukünftige Projekt einen besseren Preis generieren?" Sie wissen, wann Sie die Nachfrage gestellt haben und können somit zeitnah nachfragen: "Es eilt! Ich benötige eine Rückmeldung!" Anschließend bekommen Sie die Antwort zurückgemailt und können diese Information direkt an Ihren Vertrieb weitergeben: „Wir haben hier Sonderkonditionen, kein Problem. Du kannst mit einem besseren Preis an den Markt gehen!“

Wird die Rechnung allerdings in Papierform geschickt, wird sie erst in der Poststelle ausgepackt, gestempelt, dann erst wird sie verteilt. Vielleicht ist der Kollege nicht da oder vielleicht wurde der Beleg einfach im Kästchen liegen gelassen. Das heißt, Sie haben hier schon einen Tag Verzögerung. Geschweige denn, dass der Einkäufer, der jetzt die Prüfung vornimmt, den Lieferschein dazu sortieren muss und nicht digital schon vorgeschlagen bekommt. Dann die Prüfung übernimmt. Und jetzt sagt: "Oh, wir hätten hier vielleicht bessere Konditionen verdient!" Jetzt zum Scanner geht, den Beleg einscannt oder an den Lieferanten schickt und sich dann das Dokument auf Wiedervorlage ablegt. Antwortet nun der Lieferant auf diese Anfrage, sucht er das entsprechende Dokument und vielleicht auch noch den Lieferschein oder noch andere Informationen. Jetzt erst kann er den Vertrieb informieren.

Die Schritte der Papierrechnung sind wesentlich aufwendiger und zeitintensiver als die der digitalen Bearbeitung. Sind Sie noch eines der 60 Prozent? Möchten Sie hier besser vorgehen? Dann sind Sie bei uns und unserem System richtig.

 

Zögern Sie nicht, vereinbaren Sie Ihren Digitalcheck, checken Sie mit uns in einem Gespräch, ob Sie bereit sind, digital zu arbeiten.

Wir sagen es Ihnen, wir bringen Sie auf den Weg!

/ Autor: Monika Haslbeck / Anzahl der Ansichten: 1077 / Kommentare: 0 / Bewerten Sie diesen Artikel:
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