Dokumentenmanagement

Wir haben uns spezialisiert.

Wir haben uns spezialisiert. Im Bereich Dokumentenmanagement werden Rechnungen meist unterschätzt. Wir denken ganzheitlich vom Eingang via Email oder auf Papier, über die Freigabe auf Basis von Unternehmensrichtlinien, bis zur Übergabe der Buchung an die Finanzbuchhaltung. Projekt war gestern, starten Sie sofort mit der digitalen Bearbeitung von Rechnungen

Sprechen Sie mit uns, wir freuen uns, Lösungen für Ihre Projekte zu entwickeln. Wir lösen gerne Ihre Aufgaben!

Dokumentenmanagement vs Rechnungsmanager

Die Tiefe macht es aus

Dokumentenmanagement (DMS)-Systeme verfügen meistens über ein breites Spektrum an Möglichkeiten, arbeiten aber speziell im Rechnungseingangsbereich oft nicht mit der gewünschten Tiefe.
Die zeitintensive, unübersichtliche Ablage von Papierdokumenten wird zwar eingespart, jedoch wird schnell klar, dass viele DMS-Systeme mit den fachlichen und prozessualen Anforderungen im Rechnungsbereich überfordert sind.

Wir integrieren das Rechnungswesen in den Rechnungsmanager

Out of the Box ist garantiert

In vielen Projekten, bei denen wir hinzu gerufen wurden, stellte sich die Bearbeitung aufgrund der unflexiblen Konfigurationsmöglichkeiten eines DMS Systems sogar als zeitaufwendiger heraus, als die herkömmliche Papierbearbeitung.
Eine Anpassung oder Erweiterung der Software endet oft in zeit- und kostenaufwendigen Individualprojekten, die in den meisten Fällen zu keiner zufriedenstellenden Lösung führen.

Sie erhalten Standard-Workflows, die Sie an Ihr Unternehmen einfach anpassen können. Ihr DMS können wir auch an den Rechnungsmanager anbinden.

Revisionssicher, GopD konform, IDW PS 880 zertifiziert – kurz sicher

Werfen Sie Ihre Rechnungen einfach weg. Mit dem Rechnungsmanager ist das rechtsicher möglich. Die Belege für die Betriebsprüfung wird digital durch den Prüfer selbst eingesehen.

Und erhalten Sie die Rechnungen per Email, archivieren wir das Email gleich rechtskonform mit.

Wie lange dauert die Einführung des Rechnungsmanagers?

Die durchschnittliche Einführungszeit beträgt 6 bis 8 Wochen. Sie glauben das nicht? Lassen Sie uns sprechen! Click here

Integration

Freie Kapazitäten

Sparen Sie Zeit, Geld und Mühe, indem Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen auf ein neues Niveau bringen.
Integrieren Sie die Rechnungsbearbeitung direkt in Ihre Rechnungswesensoftware (rechnungswesen mit Link zu unserer Rechnungswesen Produktseite versehen) und prüfen Sie Daten gleich bei Eingang ab.

Viele Rechnungswesenhersteller sind im Standard schon integriert.

Korrespondenz per Email an Jederman

Rechnungen kommen per Email und werden mit Email archiviert und digital bearbeitet. Es geht noch mehr!

Mailen Sie Rückfragen an Kollegen, Lieferanten oder externe Ansprechpartner direkt aus dem System. Die Antwort ordnen wir direkt Ihrem Beleg zu.

Darf es ein bisschen mehr sein?

Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Bestellungen können bequem verarbeitet werden und sind der entsprechenden Rechnung und Kreditor zugeordnet.

Individuelle Belege können ebenso durch einfachen Klick eingelesen werden.

Wann werden Daten mit dem Rechnungswesen abgeglichen?

Der Rechnungsmanager prüft bereits beim Einlesen der Belege ob beispielsweise Kreditor, USTID oder Bankverbindung korrekt sind. Das spart zeitaufwendige Arbeit und minimiert Fehlerquellen.

Der Mehrwert

Effizienter Arbeiten

Unser Rechnungsmanager erkennt Belege automatisch, liest darin enthaltene Daten aus, verknüpft, prüft, bucht und archiviert diese einfach und transparent.

Damit verkürzen wir die Bearbeitungszeit auf ein Minimum bei maximaler Transparenz.

Revisionssicher testiert

Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Betriebsprüfer laufen für alle Beteiligten schneller ab. Das Testat beantwortet alle rechtlichen Fragen des Betriebsprüfers.

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ist testiert.

Recherche für alle leicht gemacht

Transparenz für alle wird durch den Rechnungsmanager Alltag. Wo ist die Rechnung, wie hoch ist das im Umlauf befindlichen Rechnungsvolumen, wer hat die Rechnung wann geprüft, auf wen warten wir in dem Bearbeitungsschritt.

Diese und viele Fragen mehr beantwortet der Rechnungsmanager auf einen Blick.

Was bringt mir der Rechnungsmanager in der Praxis?

Der hohe Automatisierungsgrad und die Integration in Ihr Rechnungswesen lassen keine Fehler zu und beschleunigen die Bearbeitung auf ein Minimum.

Einführung out of the Box

Out of the Box als Standard

Die Software ist eine sogenannte Out-of-the-box-Lösung. Das heißt, sie ist vollständig standardisiert und wird durch individuelle Konfiguration an Ihre Bedürfnisse und an Ihre Prozesse angepasst.

Wir konzeptionieren Ihre Wünsche gemeinsam und setzen diese in den mitgelieferten Workflow einfach um.

Kompetenz trifft auf jahrelange Erfahrung

Wie funktioniert Rechnungsbearbeitung? Hier gibt es viele Verfahren in den Unternehmen. Wir haben in unserer 20-jährigen Geschichte fast alle kennengelernt.

Durch Kompetenz im Rechnungswesen und Dokumentenmanagement verbindet ACEA mit dem Rechnungsmanager zwei Welten optimal miteinander.

Das bringen wir mit

Entgegen vieler DMS Anbieter bringen wir Lösungen aus der Praxis in der Software schon mit. Wir projektieren und entwickeln also nicht erst, sondern konfigurieren Ihre Wünsche.

Das verkürzt die Einführung auf ein Minimum von 4-8 Wochen.

Beachten Sie individuelle Wünsche?

Ja! Wir behalten Ihr Ziel im Auge und lösen wesentlichen Probleme. Damit verhelfen wir Ihrem Team eine messbare Erleichterung im Arbeitsalltag zu erleben.

Effizienter Arbeiter

Einhaltung der Unternehmensrichtlinien immer gewährleistet

Nehmen wir als Beispiele das 4-Augen-Prinzip oder Betragsfreigaben, der Rechnungsmanager organisiert Ihre Richtlinien zuverlässig.
Dabei sind Rückfragen oder Wartezeiten immer nachvollziehbar.

Ihr Team kann nichts falsch machen, der Rechnungsmanager kümmert sich um die korrekte Weiterleitung.

Rückfragen nicht mehr nötig

Die komfortable Recherchemöglichkeit lässt keine Frage offen.
Ob Betrag, Lieferant, Sachkonto, Kostenstelle, Bemerkung, Textsuche gesucht wird, das System zeigt die passenden Belege dazu.

Über die Rechteverwaltung können Sie steuern, wer welche Belege einsehen darf.

Einfach wie immer kontieren

Buchungsvorlagen erleichtern die Vorkontierung durch Rechnungsprüfer. Damit wird die Kontinuität der Buchungen gesichert. Aufwändige Sachkonten- und Kostenstellenpläne verschwinden auf den Schreibtischen.

Sie greifen direkt auf die Rechnungswesen-Stammdaten zu. Damit benötigen Sie keine eigens für Ihre Mitarbeiter kreierte Stammdatenlisten mehr.

Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durch den Rechnungsmanager?

Wir haben von unseren Kunden eine Effizenzsteigerung zwischen 65 bis 90% gemeldet bekommen.

Workflow schon dabei

Was kommt im Standard mit?

Der Standardworkflow beinhaltet folgende Schritte. Wir nehmen die Rechnung, lesen, prüfen, geben frei, buchen und archivieren.
Sie können auf einen Beleg warten, den Kreditor pflegen oder den Beleg für ungültig erklären.

Und ja, wir können Ihren Ablauf maßgeschneidert im Standard-Workflow konfigurieren.

Lieferschein und Co

Sie können für Lieferscheine, Bestellungen, Kassen- oder Kreditkartenbelege eigene Workflows anlegen.
Hier greift ein anderer Ablauf. Wir nehmen den Beleg, prüfen den Kreditor und lassen ihn auf die Rechnung warten.

Einen Standard-Workflow hierfür liefern wir mit.

Niederlassungen

Auch wenn Sie Niederlassungen oder mehrere Mandanten bearbeiten, wir können die Belege automatisch dem richtigen Mandanten zuordnen.

Der Workflow sorgt für die korrekte Weiterleitung an die Rechnungsprüfer.

Kann ich das wirklich alles glauben?

Unter der Schirmherrschaft des Bay. Wirtschaftsministeriums hat die IHK den „Pack ma´s digital“ Wettbewerb ins Leben gerufen. ACEA hat diesen Wettbewerb mit dem Rechnungsmanager gewonnen und ist Unterstützer. Click here