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Dokumentenmanagement - DMS

Der Überblick

Die ergonomische und übersichtliche Oberfläche ermöglicht auch unerfahrenen Anwendern einen einfachen Einstieg in die Nutzung des rechnungsManager. Jeder Anwender kann sich die Oberfläche individuell konfigurieren und an seine Schwerpunkte anpassen. Zufriedene Anwender und hoher Nutzen sind der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz des rechnungsManager. Der rechnungsManager hat zu Recht den Innovationspreis IT gewonnen! Praxisorientiert arbeitet er mit Ihren Mitarbeitern förmlich zusammen und ist daher hoch effizient.

Archiv und Recherche

Das revisionssichere Archiv im rechnungsManager übernimmt die automatische Ablage der Dokumente und ermöglicht somit den Anwendern jederzeit Zugriff auf die berechtigten Dokumente. Zudem ist eine umfangreiche Recherchefunktion inkl. Volltextsuche implementiert. Ihre Mitarbeiter haben schnellen Zugriff auf die Rechnungen und sind nicht auf Hilfe oder Antworten von Kollegen angewiesen. Alle Informationen zu dem Vorgang sind dem Beleg zugeordnet.

Der Workflow

Der rechnungsManager beinhaltet eine der hochwertigsten Texterkennungen sowie eine leistungsfähige Klassifizierung, welche z.B. folgende Daten vom Dokument auslesen kann: Mandant, Kreditor, Beleg-Nr., Datum, Beträge, Zahlungskonditionen sowie automatische Verknüpfungen zu sämtlichen Belegvarianten. Mit dem rechnungsManager Workflow-Designer können Prozesse flexibel definiert werden. Lediglich durch Konfiguration werden Ihre individuellen Wünsche umgesetzt – in höchster Qualität. Wir liefern Ihnen bereits praxiserprobte Workflow-Vorlagen mit, die Ihre Anforderungen im Standard abdecken. Selbstverständlich können Sie diese auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Sachliche Prüfung

Es können wie gewohnt Kontierungsstempel und Anmerkungen auf dem Dokument aufgebracht oder auch mit Textmarkern, Haken und weiteren Werkzeugen gearbeitet werden. Die Vermerke werden mit dem rechnungsManager digital aufgebracht. „Arbeiten wie auf Papier” ist bei uns digitale Realität! Mehr noch! Archivieren Sie Ihre Lieferscheine ebenso im rechnungsManager, sortiert er die Lieferscheine den Rechnungen zu. Die Prüfung des Lieferscheins gegenüber der Rechnung kann bequem am PC erfolgen. Kein gescannter Beleg geht verloren! Zu jedem Zeitpunkt können Sie aus dem System Rückfragen per E-Mail an interne oder externe Empfänger versenden. Die E-Mails werden automatisch zum Dokument archiviert und der Status „offene Rückfrage” ist jederzeit in den Aufgaben ersichtlich. Beim Eingang einer Antwort ist der Status „Neue E-Mail” für den Anwender ersichtlich. Die Antwort wird automatisch zum Dokument abgelegt und ermöglicht einen transparenten Vorgang. Sie haben jederzeit alle Informationen zur Rechnung mit Datum und Zeit dokumentiert.

Freigabe

Für den Freigebenden ist jederzeit erkennbar, wer welche Änderungen am Dokument vorgenommen hat und wer welche Tätigkeiten erledigt hat. Durch das individuell konfigurierbare Regelwerk können mandanten-, abteilungs- und betragsabhängige Freigaberichtlinien hinterlegt werden.

Buchhaltung

Buchhaltung ist die Musterdisziplin des rechnungsManagers. Er verfügt hier über tiefe Integrationen. Der rechnungsManager greift auf Ihre Kreditorenkonten zu. Daten fließen nicht nur in Richtung Buchhaltung, sondern auch wieder zurück – z.B. Infos zur ordnungsgemäßen Übernahme der Buchung, des Zahlungsdatums und Zahlungsbetrages. Bearbeitete Rechnungen werden an Ihre Buchhaltung kontiert übergeben. Eine Konsistenzprüfung erfolgt vor der Übergabe und schließt Fehleingaben aus.

 

Effiziente Lösung - out of the box!

Die Verwaltung, Erfassung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen und zugehörigen Belegen (z.B. Lieferscheine etc.) war bislang arbeitsintensiv und zeitaufwändig.

Mit dem rechnungsManger steht eine effiziente, praxiserprobte und ausgereifte kaufmännische Organisationslösung zur Verfügung, durch deren Einsatz sich ein enormes Kosteneinsparungspotential ergibt. Durch die Integration Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software erfasst der rechnungsManager Eingangsrechnungen schnell und unkompliziert und greift auf Ihre bereits vorhandenen Daten (z.B. Kreditoren, Sachkonten, Kosten stellen etc.) zu.

Die Lösung erkennt Belege automatisch, liest darin enthaltene Daten aus, verknüpft, prüft, bucht und archiviert diese einfach und transparent.

Der Anwender kann dabei jederzeit die einzelnen Schritte verfolgen, individuell steuern und hat ständigen Zugriff auf die von ihm benötigten Dokumente. "Arbeiten auf Papier" wird damit digitale Realität! Umfangreiche Recherchemöglichkeiten unterstützen das schnelle Auffinden von Belegen.

Die Software ist vollständig standardisiert und durch Konfiguration an Ihre Bedürfnisse sowie an die vorhandenen Unternehmensprozesse anpassbar.

 

Gewohntes Arbeiten!

Der rechnungsManager überzeugt durch Praxisnähe. „Arbeiten wie auf Papier“ ist digitale Realität. Das Programm bedient die Erwartungen der Benutzer und erfüllt höchste ergonomische Ansprüche. „Es ist einfach schön, so zu arbeiten!“

Die Einführung

Durch die besondere fachliche und technische Konzeption des rechnungsManagers ist es möglich die Lösung in kurzer Zeit „out-of-the-box” zu installieren, zu konfigurieren und zu schulen. Ihre Anwender sind bereits nach der Schulung in der Lage die Lösung produktiv einzusetzen. Da es sich hier um eine Standardsoftware handelt, werden Praxisnähe, Prozesstiefe und Qualität in höchstem Maße erzielt. Der Nutzen ist für Ihre Anwender sofort ersichtlich. Die Akzeptanz sofort gegeben!

Intelligentes System

Die selbstlernende Intelligenz unterstützt den Anwender optimal, z.B. bei der Erkennung der Kreditoren, der Überprüfung der Bankdaten und dem selbständigen und automatischen Verknüpfen von Dokumenten.

Optimierung

Der rechnungsManager optimiert die Prozesse in allen Verwaltungsbereichen und bietet enorme Einsparungspotentiale. Der Anwender nutzt eine Oberfläche für verschiedene Applikationen und behält jederzeit den Überblick. Vom Rechnungseingang bis hin zur Archivierung und Übergabe der Buchungssätze an die FiBu werden alle Belange der kaufmännischen Organisation abgedeckt.

Transparenz

Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Aktion auf und mit den Dokumenten unternommen hat. Die Positionserkennung erlaubt dem rechnungsManager alle relevanten Belege auf Positionsebene abzugleichen und mit einem optischen Feedback zu versehen. Der Benutzer greift nur noch ein, wenn Informationen nicht eindeutig zugeordnet werden können.

Die Technik

Die Einrichtung des Programmpaketes erfolgt zentral auf Ihrem Server. Es ist keinerlei Client-Installation notwendig. Alle Bestandteile sind in einer Programmdatei verpackt, was auch einen minmalen Update-Aufwand bedeutet.